如何写出精准的电子邮件

在军队中，一封格式不佳的电子邮件可能是任务完成和任务失败之间的区别。在我的现役服役期间，我学会了如何组织电子邮件，以最大限度地增加任务成功的机会。自从下班回来后，我把这些经验教训应用到我为公司工作写的电子邮件中，因此我的信件变得更加干净利落，从同事和客户那里获得了更快、更高质量的回复。以下是我学到的三个主要技巧，教你如何精确地格式化你的电子邮件：

1.有关键词的主题。你的电子邮件收件人看到的第一件事是你的名字和主题行，所以主题清楚地说明电子邮件的目的，特别是你想让他们对你的笔记做什么是至关重要的。军事人员在主题中使用表征电子邮件性质的关键字。其中一些关键字包括：

下次您通过电子邮件向您的直接下属发送状态更新时，请尝试使用主题行：信息-状态更新。如果你需要你的经理批准你的休假申请，你可以写Request-Vacation。如果您是一名项目经理，需要多个人对您的每周执行报告做出回应，请键入action-Weekly Implementation Report。这些界限可能看起来很明显，或者是不必要的惊叹，因为它们是大写的。但你的电子邮件无疑会在收件人的收件箱中脱颖而出，而且它们不需要弄清楚你电子邮件的目的。(这也会迫使你在给某人的收件箱带来混乱之前，思考你真正想从他们那里得到什么。)。

2.底线向上(BLUF)。军事专业人士在电子邮件的开头写了一份简短的断断续续的声明，被称为BLUF。(是的，作为军人，一切都有一个缩写。)。它声明了电子邮件的目的和所需的操作。BLUF应该迅速回答五个W：谁、什么、在哪里、何时和为什么。一个有效的BLUF为读者提炼出最重要的信息。以下是空军手册中的BLUF示例：

BLUF：自10月29日起，13年10月29日起，所有空军学说文件(AFDD)都已被废除，取而代之的是核心学说卷和学说附件。

BLUF帮助读者快速消化公告、决定以及新程序何时生效。读者不一定想知道导致这个决定的所有背景信息。他或她可能想知道“这封电子邮件对我有什么影响？”而BLUF每次都应该回答这个问题。

对于我的公司工作，我不使用首字母缩写“BLUF”，因为它对收件人来说可能不清楚，但我已经开始在笔记的开头用粗体表示“底线”。有时，我甚至用黄色来突出底线，这样我的观点就非常清楚了。以下是适用于企业使用的BLUF示例：

一句话：从12月1日起，我们将把员工可以在家工作的天数从每周三天减少到一天。

Shannon知道不需要响应，因为它被标记为INFO。由于底线的原因，她也很快掌握了电子邮件中的信息。由于这是公司政策的重大变化，提供了背景细节，以表明该决定是最终的，得到了管理层的支持，并旨在为公司带来积极影响。

3.要节约。军事人员知道短邮件比长邮件更有效，所以他们试图将所有内容都放在一个窗格中，这样收件人就不必滚动了。他们还避免使用被动语态，因为它往往会使句子变长，或者正如空军手册中所说，“除了延长和扭曲句子之外，被动动词往往会使句子变得模糊。”取而代之的是使用主动语态，这会把名词放在动词之前，这样就可以清楚地知道是谁在做这个动作。通过使用主动语态，你是在让“动词为你做事”。军事专业人士会说，“F18轰炸了工厂”，而不是“工厂被F18炸毁了”。

尽管短电子邮件通常更有效，但长电子邮件比比皆是，即使在军队中也是如此。如果一封电子邮件需要更多的解释，你应该在BLUF后面列出背景信息作为项目符号，这样收件人就可以快速理解你的信息，就像上面的例子一样。

最后，为了避免阻塞收件箱，军事专业人员会链接到附件，而不是附加文件。这将强制收件人检查包含附件的网站，该网站可能会提供文件的最新版本。此外，该站点还将验证收件人是否拥有查看该文件的正确安全凭据，并且您不会无意中将文件发送给无权查看该文件的人。

以下是一个企业使用的电子邮件示例，在主题、底线、背景项目符号和活动语音中使用关键字：

一句话：我们安排了CST时间周四下午2点的每周更新会议，以适应CFO的日程安排。

我们搜索了其他可用的时间，但这是唯一有效的时间，重要的是您在通话中，这样您就可以处理您的P&A；L。

首席财务官将于周四在波士顿与管理委员会举行异地会议。

他希望在电话会议之前查看可在此处找到的财务报告(插入链接)。

通过采用军事电子邮件礼仪，您将在您的通信以及您的同事和客户的通信中引入一种清晰的核心。