例会(大多)是在浪费时间。

关于人们如何看待工作中的会议，网上有大量的研究。

总的主题是，大多数人不喜欢开会，觉得开会毫无成效。例如，亚特兰大的研究表明，平均每个人每月参加62次会议，其中约50%的时间被认为是浪费(大约30个小时左右)。

这里有更多的数据-根据Clarizen的数据，每个人平均花在准备或参加状态更新会议上的时间约为11个小时。另一项研究表明，面对面会面最让人恼火的地方是它们是不必要的。这就是为什么我们会有这样的表情包：

乍一看，会议似乎是可以优化和改进的，这就是为什么有大量关于如何使会议更有效的文章。通常情况下，这个建议听起来有些笼统，就像这样：

在我看来，这个一般性的建议太模糊了，没有用。在这篇文章的其余部分，我们将详细介绍工作中糟糕的会议。具体地说，我将向你展示例行会议是最没用的，以及你能对此做些什么。

简短的内务提示-我们将讨论内部会议与与客户的会议。在我看来，内部会议充满了问题。

如果您分析每周的团队会议、每日Scrum或Sprint回顾，它们都会在格式上显示出一种模式。在高级别，例会由两个组成部分组成：

对于大多数这样的会议来说，信息共享是协作活动的基础。如果没有信息共享，合作就不会那么有用，也会缺乏背景。

如果你不相信会议可以分成两个阶段，那就看看外面的每一个例会议程模板。它遵循可预测的格式。

人们可以很容易地争辩说，通过概述行动项目来做出群体决策、解决障碍和创建社会契约是实时会议的理想目的。

另一方面，人们抱怨并制作咖啡杯，抱怨会议可能是一封电子邮件。你在电子邮件上做什么？你们共享信息。

简而言之，有用的会议主要是关于与他人的协作，而不是信息共享/状态更新。

如果我们分析一下主要由信息共享组成的内部会议的类型，那就是例行会议。在我看来，例行会议是最糟糕的。

这些会议通常是团队领导密切关注人们正在进行的工作的一种方式。这是一种四处走动(或开会)的管理形式。

有时工作照常进行，但会议是安排好的，有一种引力让它保持不变，而不是取消。因此，人们觉得有义务去打发时间。

这些会议就像是过滤器，而不是止痛药。临时会议经常围绕着解决特定的痛苦，而例行会议就像一个过滤器。您正试图在潜在问题出现之前抓住它。

需要说明的是，我并不主张放弃你们的例行公事。我认为例行会议应该不断重复和改进，这种情况很少发生。

例行会议可以很容易地占据你一周的5-10%，对于团队领导人来说，确切的数字要高得多。例如，如果您是一名严格遵守Scrum的工程师，您将作为一个团队召开以下定期会议：

这些会议每周可能会耗费4-5个小时。但这还不是全部，你还有其他例行会议：

1-1次会议(可能很容易是半天.取决于向您汇报的人数)。

请注意。这不包括弹出的需要解决特定问题的临时会议。

那你是做什么的？虽然这些例行公事可能效率不高，但也有一些有价值的金块，所以你不能把婴儿和洗澡水一起扔掉。

改进例行会议的最简单方法是在会议召开之前完成信息共享和更新，这样你就可以快速进入紧迫的问题/障碍，花更少的时间在圈子里分享正在进行的事情。

这种方法减少了你需要在圈子里四处走动，分享你正在做的事情所需的时间。它还发挥了会议的优势，将更多的时间分配给协作活动，如解决障碍和做出决策。

请注意，在会议前收集更新不仅仅是收集议程项目。议程项目是讨论的占位符。议程项目虽然有用，但不足以产生严重影响。

相反，您应该分享描述性和不言自明的更新。如果会议被取消，更新本身就足够了吗？

周五，我们将帮助您自动执行例行更新，这样您就可以减少会议时间。我们已经证明这是可行的。在内部，我每周有一次例会，这让我有时间做更深入的工作。我们是一个案例研究，证明这种方法是有效的。

总结一下这篇文章，您的会议中有多少是围绕信息共享与协作展开的？你认为它们有多有效？