全力以赴远程工作：技术和文化变革

欢迎收看我们的“商业未来”系列第五期。在过去的几周里，我们讨论了家庭办公室的人体工程学，与远程同事协作的挑战，工作策略，以及不可避免的重返办公室。我们还要求ARS的读者在他们远程工作时权衡一下他们一直在为什么工作。

到目前为止，我们留下了最重要的问题：需要什么才能长期支持贵公司的远程工作。新冠肺炎或许临时迎来了百万人的远程办公，但作为大大小小公司的永久特色，远程办公又是什么样子呢？我们宏伟的、即兴的远程工作实验教会了我们很多，现在是调整您的业务流程和文化以适应这一新机遇的最佳时机。是的，这是一个机会。但只有在做得好的情况下，这意味着为远程员工提供适当的资源，以及从上到下改变公司文化。

我们不仅认为这是一个机遇，而且认为这是必然的。对于每一家领导者的头脑停留在如果我能看到你的过去工作的企业，都会有前瞻性的竞争对手正在发生变化-当落后的政策迫使员工辞职时，他们会愿意抢购他们。他们还将省钱，并享受更多接触优秀人才的机会。

远程工作可以是昂贵的，也可以是节省成本的，这取决于您如何处理它，以及您真正支持它的装备有多好。如果处理得当，正确评估所有员工远程工作的适当性，然后实施必要的更改，可以节省资金。这是正确裁员的古老概念，只不过它不是解雇多余人员的甜蜜委婉说法，在这种情况下，这个术语指的是瞄准并削减资本和运营支出，而这些支出只有在你将所有员工都塞进办公室的情况下才是必要的。

在这里，适当调整您的企业规模意味着对技术进行短期投资，以便在有意义的地方实现远程工作(我们稍后会讨论这些投资)，同时减少或消除支持挤满人的办公室所需的支出。这些类型的节省将主要体现在管理费用类别中-租金或抵押、公用事业、设施维护成本、面对面IT接触劳动力、卫星办公室网络成本、维护、财产保险，以及与创建和维护人员需要去的大型实体办公室相关的任何其他成本。节省也可以由员工实现，他们可能会在重新获得通勤时间方面找到真正的价值，或者可能会选择住在更负担得起的地方。稍后会详细介绍这一点。

你试图瞄准的拐点是，向合适规模的远程劳动力过渡的成本创造储蓄的地方，也就是投资实际产生回报的点。比方说，短期内可能会多花一点钱，给每个员工发一份津贴，以抵消他们自己的家庭办公室设置费用。但这些成本中的许多都是不管怎样都会产生的：给你的员工配备他们在家里工作所需的技术是不明智的吗？不，如果你以前是在办公场所这样做的话就不会了。这些费用可能会被节省下来的成本远远抵消，因为不必支付租用办公室昂贵的办公桌空间；让足够多的人远离办公室，你就可以租用或购买较小的办公室，并削减资本支出。

然而，远程工作不仅仅是为了公司省钱。远程员工通常享有更大的自由和灵活性，对许多人来说，这意味着更高的工作效率和参与度。任何向远程工作的过渡都必须伴随着文化变革，因此我们将简要讨论如何识别远程机会并调整文化。

远程工作并不适合每个人。有些人不想在家工作，不管他们的工作职能是什么。其他人可能想在家工作，但他们的工作要求他们必须在场。Ars Technica一直是一家在家工作的商店，但2020年迫使我们在CondéNast母公司的许多朋友也进入了远程工作环境。有些员工喜欢它，有些人讨厌它。然而，不可否认的是，如果公司领导层愿意接受，更多的工作职能可以远程完成。当然，有些工作与实际位置有关，或者与不能离开办公室(或工厂，或您可能工作的任何地方)的设备或流程有关。有些人实际上在现代办公室的社交生活中效率更高，那里的政策和决定有时来自于走廊上的非正式对话。

因此，大体上来说，打算长期更换工作地点的企业可以开始掌握这些变化，首先诚实地尝试根据员工是否可以或应该完全远程、部分远程或完全在办公室工作来对员工进行分类。

您可以简单地做出这些选择：有些工作只是简单地与位置无关。(我的工作就是一个很好的例子-我可以通过广告销售打Zoom电话，并在任何有互联网连接和网络摄像头的地方编辑故事。)。大多数知识型员工都属于这一类。假装一名主要工作产出由电子邮件、Sharepoint文档和电话组成的员工需要在办公室，这是荒谬的。

其他职位就是我所说的位置频繁。这些人可能有一半的时间在办公室，一半的时间在远程。这些人通常是销售人员、市场营销人员、后台服务(IT、人力资源、财务)、许多创造性的工作，以及其他并不真正与实际地点联系在一起，但可能会受益于拥有一个面对面的总部来进行协调和实际会议的人。

此外，还有强制性的办公室工作。其中很多都是显而易见的--例如，制造类工作，或管理工作室和大型编辑室的媒体制作团队，或者任何涉及不能放在员工家中的特殊设备的工作。有些东西只需要一间办公室(或一间实验室，或一条生产线)。这显然会因公司和工作职能的不同而有所不同，但你已经可以看到，任何一家大公司都不太可能100%做到这两种情况。那么问题就变成了谁需要做什么，他们需要在哪里做，以及使用什么设备。

对员工进行分类是评估您在偏远地区的业务状况的第一步；下一步是计算您的远程员工的成本。这通常意味着将一组办公室内费用换成另一组办公室外费用，但随着更多员工远程办公，而产生的实际管理费用减少，可能会带来级联节省。当然，这里的诀窍是，不要让你在两个地方--在家里和办公室--支持的大量经常出差的员工结束工作。

当您当前的办公室员工过渡到远程工作时，他们需要配备设备。那些最初不是为了远程工作机会而被雇佣的人可能缺乏在家中很好地工作所需的资源。明智的做法是建立远程员工消费建议，既能满足员工的需求，又能让你的企业负担得起。在将办公室人员过渡到远程工作时，我们认为以下是理想选择：

购买一些办公家具和其他杂项工作设备的一次性津贴。指望人们在厨房餐桌上工作是不现实的。

与他们在办公室中得到的笔记本电脑或工作站相同级别的笔记本电脑或工作站。在适当的时候应该配备多个显示器--现在是2020年，一个笔记本电脑屏幕通常是不够的。

规划与远程IT支持相关的成本。这一成本是多少，以及远程支持可能需要多少IT重组，将因公司而异。

我没有在那份清单中提到智能手机的花费，原因是这些花费不应该真的改变--如果你现在向员工发放公司智能手机，或者支付津贴来抵消员工的智能手机账单，那就继续做这些事情。如果你不这样做，那就不要这样做。(如果员工需要个人智能手机进行远程工作，请考虑向他们发放公司设备，因为如果他们真的需要，您应该提供。)。

此外，有必要为特殊的工作场所要求提供合理的住宿条件，包括帮助员工围绕他们可能有的任何特定医疗需求创造一个工作环境。这不仅仅是一个富有同情心的好主意--这是法律。

请记住，没有理由让您的设备管理过程成为一个噩梦，通过跟踪一切出瓦动物园。正如您所看到的，我们对理想的远程工作负荷的建议确定了公司应该提供的东西，但不是跟踪(如果有人离开，也不会想要回来)。对于大多数知识型员工来说，基本而完整的技术输出应该是这样的：

笔记本电脑是远程员工的理想选择，因为它们出行方便，无论是去办公室还是去帕内拉。

许多员工可能还有其他需求，例如打印机、智能手机、台式电话或其他办公类型的设备。如果需要的话，这些也应该提供。

另一个需要预料的问题是搬迁。当将办公室里的员工调到远程角色时，该员工搬家是非常常见的。突然意识到自由可能意味着很多事情：现在我可以离家人更近了，或者说真遗憾，我不再需要支付曼哈顿的房租了。如果一名工人真的很偏远，他们住在哪里都不重要。然而，有一个警告-不同的州有不同的就业法律，企业有责任了解和遵守每一项法律。例如，许多公司不允许未使用的假期年复一年地展期，但有些州不管公司政策如何，都会强制展期。你可以通过为不同的员工制定不同的规则，或者修改公司规则，使之成为最宽松的--建立适用于每个州法律的一揽子政策，来实现这一点。(听众中的IT人员可能会认识到这里的类比，即必须协调文件级权限和网络文件存储上的共享级权限-您可以花费大量愚蠢的时间来解决边缘情况，也可以广泛地解决问题。)。

此外，还有税务这一额外的会计噩梦。各州都有不同的规则，但它可以比这更精细，特别是在东海岸。例如，在费城有工人的雇主必须直接向该市支付3%左右的工资税。郊区居民可能需要额外缴税。通过让人们在家工作，你可能会让你的公司甚至员工承担更高的税收负担-或者，你可能会为他们省钱。你的会计团队(或你的外包会计师事务所)必须意识到这些问题，因为犯错可能意味着罚款。

然而，你不能忽视几乎在任何地方都能与人共事的好处。把目光投向远程工作的未来，将远程工作作为公司招聘战略的核心组成部分，将扫除限制地点业务的障碍。突然之间，你不仅可以在地区招聘，而且可以在整个国家-甚至全球范围内招聘(尽管招聘国际员工需要更多的文书工作)。几年前，最适合这份工作的女性搬到了密歇根州的上半岛，并不想搬回旧金山，这可能是一种巨大的优势。

我们自己的资深空间编辑埃里克·伯杰(Eric Berger)就是一个很好的例子，无论他们在哪里，都能找到合适的人来做这份工作。伯杰住在得克萨斯州的休斯敦，在说“我住在休斯顿！”的同时，这是让西海岸或东海岸的招聘经理立即挂断电话的好方法，同时也让他恰到好处地找到了面试太空人和窥视月球岩石的合适地点。我个人也感觉到了这一点，因为我也住在休斯顿，对于康泰纳仕这样的媒体公司来说，休斯顿并不是一个招聘热点。