Excel勇士将世界从电子表格灾难中拯救出来

David Lyford-Smith是解决电子表格谜团的专家。有一次，在以前的工作中，他收到了一张工资单，让他去寻找新的起跑者。它在一个随机的盒子里有数字40,335，工资单不清楚为什么会有这个数字。“因此，他们认为这是员工的加盟奖金，并起草了一份工资单草案，奖金为40335 GB，”他说。但是，当涉及到电子表格时，假设可能代价高昂。

莱福德-史密斯不仅仅是一个电子表格发烧友。他是英格兰和威尔士特许会计师协会(ICAEW)的技术经理，负责管理其Excel社区小组-因此，他一直对这个范围内的数字持怀疑态度。“这就是Excel将日期存储为序列号的方式，”他说。他是对的：这不是一笔丰厚的签约奖金，而是新员工的开始日期。

Lyford-Smith是会计师、审计师和Excel高级用户社区的一部分，他们联合起来与导致数据大屠杀的不合逻辑的公式、复制和粘贴错误以及结构混乱进行了一场安静的斗争。

上周，当政府承认一个简单的数据处理错误阻碍了接触者追踪工作时，它自己也陷入了电子表格噩梦。他们不是第一个遭受Excel诅咒的人，也不会是最后一个。去年，加拿大大麻种植者Canopy Growth在错误地公布了4000万GB的亏损后，不得不纠正其季度收益-实际数字是8800万GB，由于公式错误而计算错误。该公司股价下跌2%。波音公司在一个隐藏的电子表格列中泄露了员工的个人数据。投行对特斯拉收购Solar City的分析在电子表格中重复计算债务后，将该公司估值低估了4亿美元。这些可能是非常严重的错误，但它们并不少见。

研究表明，超过90%的电子表格存在错误，大型企业使用的电子表格模型有一半存在“实质性缺陷”。鉴于全球约有7.5亿人使用Excel，有很多错误需要注意。一位著名的研究人员将电子表格称为企业IT的暗物质。这就是为什么像Lyford-Smith这样的人成为电子表格的捍卫者，通过纠正其他人的错误来降低风险。

他们是一群有组织的人，这对电子表格专家来说可能并不令人惊讶。欧洲电子表格风险利益集团(EUSpRig)每年举办一次会议，收集研究报告(今年取消，转而举办网络研讨会系列)，整理其网站上的最佳实践、培训材料和恐怖故事-还有一个雅虎小组邮件列表，成员在那里提供提示和诀窍，分享资源链接，并挑选媒体对接触者追踪失败的报道。简而言之，他们找不出真正的问题是什么，因为报道是如此脱节和不清楚。一个流行的分享是YouTube上一个讽刺电子表格新闻网的剪辑，来自单口相声数学的马特·帕克(Matt Parker)-正如一位成员所发的那样，它“让我一天都很开心”。

尽管有如此广泛的资源和经常成为头条新闻的失误，但这一活动大多是在没有事先通知的情况下进行的。EUSpRig董事长帕特里克·奥贝恩(Patrick O‘Beirne)表示，许多公司无视他们的警告，“因为他们认为这不会发生在他们身上。”“这与网络安全是一样的。没有人料到会受到网络钓鱼攻击。“。

防范公司混乱的电子表格捍卫者来自各种背景，但许多人都是从会计和审计开始的，这些职业大量使用Excel。这类工作在两个环境中尤其常见：金融和保险巨头的内部，他们对风险管理有监管要求，以及咨询公司和会计师事务所。

Lyford-Smith的会计职业生涯始于一名审计师，在此过程中学习了电子表格技能，并培训了需要帮助的同事。“很明显，我们需要额外的关注，”他说。Lyford-Smith现在ICAEW工作，在他的最后一个职位上，他在BDO会计师事务所担任高级Excel从业者，他的电子邮件地址就是excel@。

这是其他电子表格捍卫者遵循的相似道路：他们从编程或审计开始，通过自学而擅长Excel，然后开始看到我们其他人没有注意到的问题。希兰·德·席尔瓦(Hiran De Silva)是大公司的顾问，用电子表格建造系统，合同金额高达6位数。迪恩·巴克纳曾在金融服务管理局工作。阿德里安·米里克(Adrian Miric)是南非审计署(AuditExcel)的一名特许会计师，他在毕马威(KPMG)工作，设计和审计电子表格，并提供培训。在从事基础设施和金融建模工作后，肯尼·怀特劳-琼斯(Kenny Whitelaw-Jones)创立了咨询公司Gridline。

他们的客户是大银行、监管者和跨国公司，他们不会觉得有人突然出现来批评他们的公式是一件令人愉快的事情。但莱福德-史密斯表示，在他的职业生涯中，公司通常都能很好地接受批评，并很高兴得到帮助。“几乎所有使用Excel的人都是自学的，”他说。“我认为他们意识到，通常有更好的方法来做到这一点。”在会计界之外，他认为电子表格没有得到应有的重视。“他们不被认为是严肃或适当的，”他说。

当然，那些了解哪里可能出错的人对这些审计师所做的电子表格检查有很高的要求。怀特劳-琼斯说：“人们会付钱给我们，因为他们会说，‘天哪，我们要建造这个价值100万美元的东西，我们最好确保数字是正确的。’”

当他们在代价高昂之前发现潜在代价高昂的错误时，情况尤其如此。巴克纳审计了一家大型银行为管理复杂的衍生品解决方案而制作的电子表格，发现收入模型计算利息的方式存在缺陷。巴克纳说：“如果这种情况继续下去，可能会让他们损失数亿美元。”“他们大吃一惊，因为有人可以走进来，看一看代码，就能看到那个错误。”

问题是，当发现有缺陷或潜在风险的电子表格时，高管们会看到错误的二分法。他们倾向于相信他们可以继续按原样使用电子表格，或者升级到正式的定制软件解决方案，这将是昂贵的。但还有另一种方法：降低电子表格的风险。他说：“他们应该考虑他们能控制得多好，以及我们应该实施什么控制措施。”

检查每个电子表格的过程是独一无二的。加的夫大都会大学计算讲师、EUSPRig成员西蒙·索恩(Simon Thorne)表示，有软件和工具可以寻找不一致的公式或结构问题，但仍然需要人工干预，因为这样的工具无法发现逻辑问题。

这项工作的部分挑战是，电子表格捍卫者不仅必须是Excel专家，而且必须了解他们所在的行业。索恩说，除了编程错误和打字错误之外，还有逻辑上的错误-也许产品的成本而不是收入被计算在内。“逻辑在某种程度上是有缺陷的，它们(错误)很难被发现，因为你必须是领域专家才能理解这在某种情况下是错误的选择。”

为了审计复杂的电子表格，Miric使用软件逐行查找错误，以及持续使用可能会突然出现的错误。一项基本的测试是改变输入，看看输出是否如预期的那样反应，也许会放入极高的数字或随机字母。简而言之，这意味着这项工作可以归结为花一整天的时间阅读电子表格。莱福德-史密斯说：“我会试着看一看，看看在没有人告诉我的情况下，我是否能理解它是如何工作的。”“通常，答案是否定的。”

这是这项工作的一个共同主题：即使是制作电子表格的人也不总是能解释其中发生了什么。巴克纳首先询问正在使用什么数据-他说，令人不安的客户数量无法回答这个问题-并希望了解这些数据是从哪里拉进来的。一旦他列出了进入的数据源，然后试图了解数据输出将如何使用。在一个例子中，一个团队没有意识到他们的电子表格被用作公司链条更下游的另一个团队的数据源，于是更改了其中的值。这改变了另一个团队的产量数据。他说，潜在的影响可能有数亿美元。

对于任何有预算的人来说尤其如此-如果我们自己的政府承包商将电子表格作为一种更便宜的选择，要知道资金较少的国家也同样依赖电子表格。米里克指出，对于他的一些非洲客户来说，定制软件根本不是一个选择。他说：“结果，电子表格几乎成了默认--尤其是在政府内部。”

归根结底，问题不在于电子表格，而在于人。莱福德-史密斯说，像联系人追踪混乱这样的恐怖故事往往会引发对Excel的强烈反对。“但是Excel是普遍可用的，而且非常容易获得，”他说。“人们会继续使用它，通常问题不是系统问题，而是管理或风险问题。”在我们的Excel做得更好之前，我们需要人们保护这个世界不再依赖于设计不佳的电子表格。

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