在工作中编写用户手册可以减少团队的焦虑，提高工作效率

关于工作，有趣的是：我们与同事在一起的时间比与朋友和家人在一起的时间更多。然而，很多时候，我们并不真正了解我们的同事--因为彼此坦诚相待是可怕的。

当队友缺乏组织性让我们恼火时，我们就会向别人发泄。当老板说“这很好”(不是“这很棒”)时，我们就会焦虑不安。我们中的许多人通过试错而不是通过明确的谈话来了解同事的个性、喜好和厌恶。

这让我觉得这是对时间、生产力和幸福感的巨大浪费。忽视这些问题只会导致困惑和沮丧，最终可能会威胁到你的工作表现(和你的工资)。

谢天谢地，每个团队都有一个工具可以用来绕过工作场所的沟通不畅和焦虑，从第一天起就帮助增强每个员工的潜力和士气。它被称为用户手册。

2013年，软件公司QuestBack的联合创始人、前首席执行官兼首席策略师伊瓦尔·克罗格鲁德(Ivar Kroghrud)在《纽约时报》(New York Times)采访了亚当·布莱恩特(Adam Bryant)，谈到了他的领导风格。Kroghrud透露，他已经开发了一份一页的“用户手册”，这样人们就可以了解如何与他合作。手册中包含了类似“我喜欢直接、直接的交流”这样的信息。说出你的想法，不要包装你的信息，“我随时欢迎你的想法，但我感谢你对你的想法拥有真正的所有权，而且你已经从总体业务影响的角度对其进行了深思熟虑。”

Kroghrud多年来观察到，尽管员工的个性和需求不同，但他们试图以同样的方式与每个人合作，因此采用了用户手册。他觉得这很奇怪，效率也很低。“如果你对两个不同的人使用完全相同的方法，你会得到非常不同的结果，”他说。

这本用户手册旨在通过明确描述个人价值观以及如何最好地与他人合作来帮助人们学会适应他人。这缩短了新员工的学习曲线，并帮助每个人避免误解。

Kroghrud说，他的团队对他的用户手册的反应是100%肯定的。“我认为这只会让他们敞开心扉。而且，不开放是没有意义的，因为不管怎样，随着时间的推移，你会认识一些人，“他解释说。“这是理所当然的，所以为什么不试着开诚布公，避免很多冲突呢？与人打交道的典型方式是，你不分享这类信息，随着时间的推移，你会遇到了解他们个性的冲突。“

在阅读采访时，我突然意识到，不仅仅是领导者应该编写用户手册。曾在Bridgewater Associates工作过的对冲基金Bridgewater Associates以为每位员工制作“棒球卡”而臭名昭著--卡片上列出了每个人的长处、弱点和性格测试分数--我知道为团队中的每个人都准备一本类似的用户手册是多么有帮助。所以我和我的编辑决定测试一下。

在一页纸上描述你所有的个性怪癖、价值观和职场欲望的想法是压倒性的。为了控制自己，我遵循了全球公民年(Global Citizen Year)创始人兼首席执行官艾比·法利克(Abby Falik)编写用户手册的结构。

在LinkedIn上，法利克描述了她是如何“坐在那里回答这样的问题：哪些活动给了我能量，哪些活动让我精疲力竭？”我的独特能力是什么？我如何最大限度地利用我所花费的时间来表达这些能力？人们对我有什么误解，为什么？“。

每个部分包含四五个项目符号。虽然各节之间的要点可能会重叠，但目标是保持简洁和具体。考虑到许多职场冲突源于员工个人风格的差异，这些类别有助于确保你的同事(和你)不仅了解你是谁，而且了解如何最有效地与你互动。

在填写我的用户手册时，许多回复感觉平淡无奇：面试、首次约会和对个性清单的毕生痴迷让我准备好讲述我有多重视诚实、明确的反馈；人际关系；以及为我关心的人提供支持。以及我是多么不能容忍谎言、伪装或歧视。

恰如其分的是，我的编辑(我每天都和他聊天)对我的“简历级别”的回复并不感到惊讶。我也不为她的表现感到震惊，她的表现包括协作、幽默、勇气、反馈的特殊性和紧迫的最后期限。尽管这些核心价值观对我们花费大量时间的人来说可能是显而易见的，但记录它们给同事们提供了一个心理准则，以便在出现困惑或冲突-比如直截了当的声明或错过最后期限-时进行检查。

但是像“如何帮助我”和“人们对我有什么误解”这样的章节促使我们两人走得更深，承认同事们可能每天都没有注意到的不安全感。这些不安全感是大多数职场和个人斗争的根源，这些不安全感是我们擅长隐藏的，而不愿去探究他人的那些不安全感。虽然记录起来有点不舒服，但分享这些描述是编写手册最令人宽慰和收获的方面。

作为一个长期焦虑的人，我分享了我不善于区分，所以偶尔，个人斗争会让我在工作中不堪重负，分心。帮助我的一种方法是创造一个环境，让我承认我很焦虑，并要求一些空间。灵活的截止时间也很有用，因为我知道我偶尔可以早点离开办公室休息。在读到这篇文章后，我的编辑证实了这些感觉，说她也在与焦虑作斗争。她允许我无论什么时候事情超出我的能力范围都可以出去。虽然这听起来很简单，但我感觉到了一种巨大的举重。

我还写道，我是一个强烈的超常成就者，当我觉得自己的工作没有达到标准时，我往往会过度批评自己。为了提供帮助，虽然这感觉很放纵，但当我做得真的很好时，我会要求表扬，因为这会激励我保持雄心壮志，并在我恨自己的时候被叫出来。我的编辑承认，她注意到了这一趋势，下一次我发脾气时，她会采取更强硬的立场，因为她知道我会喜欢这样的，不会被冒犯。

最后，作为一个天生的直言不讳的人，我分享了人们经常认为我冷漠或专一的看法。为了提供帮助，我请同事们告诉我，如果我太鲁莽了，并分享他们的反驳意见，因为聪明的真正标志是“强烈的观点，软弱的观点”。在读完这篇文章后，我的编辑分享了一个担忧，即她对我的直言不讳不够。这是一个澄清的绝佳机会，因为我告诉她，我不希望她改变她的沟通方式来与我的沟通方式相匹配，我重视从她更温和的方式中学习。

虽然我的编辑的个人手册要点是她的分享，但它们也促进了无价的清晰。例如，她写道，“帮我保护我的时间。我很容易对投球说不，但当人们向我寻求帮助时，我总是想说是-这样我就会过度紧张和不知所措。“。考虑到我至少每小时都会让她休息一次，读到这一点促使我问一问，我们谈话的频率是不是太霸道了--这是我一直担心的问题。她向我保证不是，我们同意在需要空间的时候让对方知道。

如果说有什么不同的话，那就是这个过程突出了在手册的末尾包含一个征求反馈的呼吁的重要性。必须承认，这是一份活生生的文档，当你更好地了解自己和同事时，需要加以调整。我摘自克罗格鲁德的手册，手册最后写道：“这些要点不是一个详尽的清单，但应该会为你节省一些时间来弄清楚我是如何工作和行为的。请让我知道你认为我应该在这本“用户手册”的修订版上加进几点。“。

尽管我们的手册写作经历既有趣又发泄，我和我的编辑不禁想知道，七个月前我们开始合作的时候，通过编写和分享这些手册，我们可以节省多少时间和压力。更重要的是，我们考虑到我们对同事的性格和偏好知之甚少(以及我们有多想知道)。

心理安全--公开、诚实、无畏地分享你的想法和想法的能力--已被反复证明是创新、快乐团队的关键。无论你是经理还是年轻员工，编写和分享用户手册都会带来明显的商业回报。团队之间了解得越好，他们就越容易驾驭冲突，相互同情，并在彼此想法的基础上轻松地分享、批评和构建。

花30分钟写一份手册可以节省几个小时来分析和预测你的同事喜欢什么和讨厌什么。更重要的是，如果我的经验值得借鉴的话，与你的同事分享手册可以建立联系，让你感觉不那么孤单。我知道我会抓住任何机会来庆祝这一事实，在内心深处，我们都有点疯狂。