加州纽波特关于办公室工作的工业革命

如果您想从头开始开设大学系，并吸引尽可能多的超级明星研究人员，您可以提供的最有吸引力的福利是什么？根据今天的嘉宾的说法，计算机科学教授和畅销书《没有电子邮件的世界》作者 Cal Newport 表示，对于一位拥有数十年经验的世界知名疫苗研究人员来说，花费三分之一的时间来处理 HR 的请求，这应该是一种淫秽和荒谬的做法。 、建筑管理、财务等等。然而，以今天的方式组织办公室，没有什么比这更自然的了。但这不仅仅是精英层面的问题——它几乎影响到我们所有人。典型的美国办公室职员每天检查电子邮件 80 次，或每六分钟检查一次。 RescueTime 的数据分析发现，三分之一的用户每三分钟或更长时间检查一次电子邮件或 Slack，平均在一个完整的工作日内。每次发生这种情况时，我们的注意力都会被打破，扼杀了我们本应支付报酬的知识工作的动力。当我们哀叹大量的电子邮件和聊天减少了我们的注意力，增加了我们的焦虑并使我们的生活变得疯狂时，我们最自然地责怪“意志薄弱”。如果我们有纪律每天检查一次 Slack 和电子邮件，一切都会好起来的——或者故事就是这样。 Cal 认为，这种思路从根本上误解了我们如何到达这样一个地方，知识工作者很少能连续五分钟花在做一件事上。自工业革命以来，技术和更好的组织相结合，使制造业在同样数量的人的情况下产量提高了 100 倍。

卡尔说，相比之下，科学家、作家或高级管理人员等专业知识工作者是否比 50 年前的生产力更高尚不清楚。如果知识部门能够实现制造业的一小部分，并找到一种方法来协调其工作，仅将生产力提高 1%，那么全球每年将产生 1000 亿美元的收入。在 Cal 看来，这些机会正盯着我们看。由顶级公司运营的现代工厂精心构建，并积累了两个世纪的经验，以确保员工能够完成最大的工作。相比之下，当今大多数知识工作根本没有经过深思熟虑的结构。我们没有精心构建流程来充分利用每个人，我们只是分发任务，让人们以他们认为最容易的方式有机地组织自己。自 1990 年代以来，当每个人都有电子邮件地址并且大多数人都失去了他们的助手时，这种缺乏方向导致了 Cal 所说的“过度活跃的蜂巢思维”：每个人全天都在需要时向其他人发送电子邮件和聊天任何事物。管理人员不是战略思想家，而是作为人工总机工作，回答和转发有关任何主题的数十封电子邮件，以防止系统卡顿。找个时间让四个人见面可能意味着一个 8 个电子邮件线程。够烦的！但是这四个人中的每一个都必须不断检查以确保线程正在进展，并回答出现的任何新问题。因此，在协调单个会议的过程中，这四个人加起来可能会打断他们的思路并查看电子邮件 20、30 甚至 40 次。 Cal 指出，这太正常了，我们甚至不认为这是一种组织工作的方式，但它是：当管理层不采取任何措施使团队能够决定更好的协调方式时，就会发生这种情况。如果任何人试图选择退出并一整天专注于一件事，他们就是在“过度活跃的蜂巢思维”中抛出一个扳手，这解释了为什么呼吁个人纪律对解决问题的作用如此之小。

一些行业在驯服“过度活跃的蜂巢思维”方面取得了进展。 Cal 指出技术支持票务系统，该系统会限制通信并让工程师一次专注于一个问题，直到他们无法进一步解决，此时该问题就被搁置了，他们会得到一个新的问题来解决下一个问题.他还提到了“极限编程”，在这种系统中，两名软件工程师并排坐在一台计算机前，共同编写代码来解决他们整个工作日的特定问题。在他们工作时，这些软件工程师没有电子邮件帐户，也没有电话号码。与世界其他地方的所有传入和传出通信都通过专门的联络官进行，因此他们可以保持 100% 的专注。通常在实际工作六个小时后，他们需要回家休息。但根据 Cal 的说法，在这次采访中和在没有电子邮件的世界中，这几乎没有触及知识工作中可能进行的改进的表面。控制过度活跃的蜂巢思维不仅能帮助人们完成更高质量的工作，还能让他们摆脱 24/7 的焦虑，因为他们没有回到某个地方。为什么花了一个多世纪才提出工厂组织的“装配线”方法 Cal 对高中生、大学生和早期职业员工的最高生产力建议 通过订阅我们关于世界上最紧迫的播客来获取这一集问题以及解决方法：在您的播客应用程序中输入 80,000 小时。或者阅读下面的文字记录。 Rob Wiblin：大家好，这是 80,000 小时播客，我们在其中就世界上最紧迫的问题进行了异常深入的对话，您可以采取哪些措施来解决这些问题，以及如何在仍然在 5 点下班的情况下击败纳粹：晚上 30 点。我是 Rob Wiblin，80,000 小时研究主管。

在去年的调查中，您要求我们就我​​们以前从未讨论过的问题制作更多剧集，因此这一集确实可以传达，因为在为这一集做准备之前，我从未将这个问题概念化为紧迫的全球性问题.几乎从 80,000 小时开始，我们就一直是畅销书作家 Cal Newport 的粉丝。我经常发现自我提升或生产力书籍有点……嗯，没有说服力。但也许因为他的日常工作是作为一名学术计算机科学家，Cal 的东西似乎比大多数人都经过深思熟虑。 Cal 的日程安排非常紧凑，所以我们只有两个小时和他在一起——这意味着你不应该在这一刻找到慢节奏的时刻。为了确保我们得到一些原始问题，我们不得不快速浏览他在他的新书“没有电子邮件的世界”中提出的核心案例。因此，如果您感到有点困惑，并希望看到更好地充实论点——并听取对可能的反对意见的更多回应，请务必拿起这本书。如果你没有在一个让 Cal 所说的变得直观的办公室工作过，那么认为自己很幸运；但是您无需四处打听就能找到经历过“过度活跃的蜂巢思维”的人。如果您想了解更多 Cal Newport，可以在网上找到他的大量作品，包括他的个人播客 Deep Questions 和他的博客。最后，如果你有兴趣使用 80,000 小时的思维方式在你的职业生涯中为世界做更多的事情——或者努力解决我们经常在节目中讨论的问题——那么你可以申请与我们的团队交谈一-免费一对一。几年来，我们第一次取消了申请咨询的候补名单，因此我们的团队渴望与更多忠实的播客听众交谈。

他们可以讨论要关注的问题，查看您的计划，向您介绍导师，并建议适合您技能的角色。只需访问 80000hours.org/speak 即可了解更多信息并申请。 Rob Wiblin：今天，我正在与 Cal Newport 交谈。 Cal 是乔治城大学计算机科学助理教授，他的工作重点是在具有挑战性的网络场景中的分布式算法。但除了成为一名蓬勃发展的学术计算机科学家之外，Cal 似乎还拥有完整的第二人生——至少是完整的第二职业——作为一名畅销书作家和思想家，如何从工作和生活中获得最大收益。罗布·威布林：这些书一开始就非常乐观，书名如《如何成为高中超级巨星》、《如何在大学中获胜》和《如此优秀以至于他们无法忽视你：为什么技能胜过对你热爱的工作的热情》。当然，这些都不是新话题，但这些书出奇地好，拥有广泛的读者，包括 80,000 小时——我们在早期的文章中大量借鉴了他们的建议。 Rob Wiblin：但 Cal 继续参与这些问题，试图帮助人们在享受自己的同时取得伟大的成就。这导致了一系列关于高度相关主题的三本书，标题为“深度工作：在分心世界中专注成功的规则”，“数字极简主义：在嘈杂的世界中选择专注的生活”，以及今年他的新书“没有的世界”电子邮件：在沟通过载的时代重新构想工作。 Rob Wiblin：在我看来，随着时间的推移，这些书的语气变得越来越惊慌，或者有些不安。最初是关于如何组织自己的生活以减少干扰，后来升级为对世界上绝大多数知识工作的组织方式的控诉，以及全面改革的建议。 Rob Wiblin：根据 Cal 的说法，我们正在浪费大量不敬虔的人类潜力，并创造了数亿不断焦虑和心慌的办公室工作人员。能够组织和协调人们整天在办公室和电脑前所做的工作的企业可能会产生更好的工作，并拥有更充实的员工。我发现这些书真的令人大开眼界，我对今天的谈话感到非常兴奋，所以谢谢你来参加这个节目，Cal。卡尔纽波特：这是我的荣幸。近十年来，我一直与 80,000 小时交织在一起并与之交谈并跟上，所以这当然不足为奇，我很高兴今天与您交谈。

Rob Wiblin：你在很多年前认识了我们的创始人 Ben Todd，对吧？我认为他非常喜欢你的工作，我认为这就是为什么它对我们的职业指南产生巨大影响的部分原因。 Cal Newport：是的，我记得当 80,000 小时开始并进行这些对话和最初的想法时，所以很高兴看到它是如何发展的。罗布·威布林：是的。我们将在谈话的稍后部分回到我们从你之前的书中学到的一些教训。但是，为了深入探讨我今天想要处理的真正内容，您对为什么电子邮件和 Slack 已成为大多数人和组织协调当今在办公室完成的大部分工作的方式的理论是什么？ Cal Newport：嗯，所以有一个由两部分组成的故事。所以，故事中有一个很有意义的部分，每个人可能都记得，那是在 1990 年代，主要是 1990 年代上半叶，电子邮件在整个办公室迅速传播。所以我们经历了一个非常快速的采用时期，办公室购买了电子邮件服务器，人们第一次获得了专业的电子邮件地址。 Cal Newport：如果你回过头去追溯那段历史，这完全是务实的。电子邮件正在被视为替代品，主要用于三种现有的通信方式：传真机、语音邮件和办公室内部或办公室之间的备忘录，您可以在其中将东西放入信封中。这种类型的沟通是经营企业所必需的。电子邮件做得更好，而且基本上是免费的。这是瞬间的。您可以拥有 CC 和数字附件。所以它在 1990 年代传播得非常快，因为它解决了一个真正的生产力问题，而且它解决得非常好。 Cal Newport：然而，在所有这些办公室收到电子邮件之后，我们得到的是一个意想不到的副作用。它的出现改变了办公室工作发生的技术生态系统，没有人真正认为这是一个好主意，没有人真正推动这一点，没有任何公司思考，“这就是我们将如何使我们所有的钱”，我们逐渐转向办公环境中的协作方式，通过这些工具实现，我称之为“过度活跃的蜂巢思维”。这是一种协作方法，我们说：“看，我们可以通过这些来回不定期的数字消息来即时解决大多数事情。” Cal Newport：所以我们推出了一个工具来摆脱传真机，几年后我们又查了一下，沟通的角色和我们的合作方式发生了意想不到的巨大变化。

罗布·威布林：是的。所以我认为大多数人都会认识到这种过度活跃的蜂巢思维，每个人都只是不断地在 Slack 上回复电子邮件和回复消息，以协调正在发生的所有事情，而你最终要做的任务是有点取决于您最近收到的电子邮件是什么，或者谁最后一次与您聊天。我认为您的理论是，基本上这就是您什么都不做时会发生的情况。当没有人做任何事情来设置比这更好的东西时，惯性就会驱使你到达那里。为什么当你什么都不做时会发生这种情况？ Cal Newport：我的意思是，想想我们的直觉。让我们回到很远的地方。让我们回到旧石器时代的历史。让我们想想三个猎人采集者一起工作。我们正在猎杀乳齿象。我们将如何协调？这将是过度活跃的蜂巢思维，对吧？从某种意义上说，它将是按需、不定期的来回。临时通信。卡尔纽波特：“嘿，你去那边，小心那个。” “哦，等等，我听到这里有事。”这是我们在小组中交流的自然方式。因此，电子邮件启用的是将这种自然的通信方式扩展到非常大的群体。当然，它不起作用。 Cal Newport：那么为什么它不起作用是因为有太多这样的来回对话，而且我们试图与之对话的人太多，所以它没有扩展。如果我们三个人，假设我们分布在世界各地，但是一起做一件事并且我们都在 Slack 上，只是在飞行中解决问题，这实际上很有意义。对于一个小组来说，这是一种非常自然的方式来协调一件事。 Cal Newport：但如果我们有 30 人在办公室，并且有两打不同的异步来回对话正在进行，那么事情就会失控。因为正在进行的每一次对话都要求我们不断检查这些渠道，因为假设我们必须交换五到六条消息才能做出决定，而必须在我们的客户今天下午 3:00 致电之前做出决定.因此，必须交换五六封电子邮件。如果我们要在客户来电之前完成整个交流，我必须非常迅速地处理每封电子邮件。所以也许我每封电子邮件都会收到 10 次收件箱检查，因为我在等它。所以现在仅仅这个对话就产生了 50 到 60 个额外的收件箱检查。 Cal Newport：现在想象一下我们同时有几十个这样的事情发生。所以它只是不缩放。但我认为重要的是要认识到这种协作模式是人类一直以来的协作方式。我们从来没有遇到过这样的情况：一个组织中有 600 人，我们正在处理 60 种不同的事情。罗布·威布林：是的。所以上周我以为我知道这次采访的组织将如何进行，但在本周真正阅读了没有电子邮件的世界后，我决定完全改变重点。基本上，我想和你一起，通过有效的利他主义视角来研究这个我称之为“正确组织知识工作”的问题，以了解参与该项目是否可以成为一些听众了解展示他们的职业生涯对世界产生最大的积极影响。这听起来好吗？

罗布·威布林：好的。因此，首先，我们在分析问题时通常会问的第一个问题是，您刚才描述的工作安排造成的损害程度是多少，以让所有这些对话线程同时进行为中心？卡尔纽波特：嗯，所以捕捉伤害的正确方法是它对我们的大脑造成的伤害，对吗？所以，如果你的办公室里有一个过度活跃的蜂巢思维，这意味着你将有所有这些不同的来回对话与计划外的消息发生，其中大多数需要相对较快地向前推进。因此，由此产生的直接影响是非常频繁地检查收件箱，无论是电子邮件还是 Slack。例如，我引用的一些数据显示，每 5 到 6 分钟一次，大约是人们检查收件箱频率的平均值。 Cal Newport：这种接近行为具有非常深刻的负面影响，主要是它与我们大脑注意力中心的交互方式。人脑不能像计算机处理器一样快速地来回转换上下文。这是一个混乱的过程，因为我们必须抑制某些神经网络，而我们必须放大其他神经网络。这可能需要一段时间。 Cal Newport：所以，我和你的谈话结束了，我现在想把注意力转移到写一篇文章上。这将需要 10 或 15 分钟，直到我真正让我们对话中所有语义相关的神经网络平静下来，并真正放大了与我的文章相关的语义网络，只有到那时我才会真正摇摆不定，取得一些实际进展。 Cal Newport：如果我们检查收件箱，无论是 Slack、Teams、电子邮件，如果我们每五分钟检查一次，每次检查时，我们都会启动这些缓慢、混乱的认知环境转变之一，但是我们不会让它完成，因为看，我们只是在等待看到三到四条需要快速恢复的消息。所以我们启动它，在它完成之前，我们试着把注意力集中在我们之前做的事情上，所以现在我们有了冲突的上下文。 Cal Newport：在所有通过查看收件箱启动的网络最终被禁止之前，我们再次回顾收件箱，现在我们启动了，它可能与网络略有不同，因为现在有一个新的来自客户的电子邮件，现在与该客户相关的网络正在启动，然后我们回去工作，然后我们回到那里。这是一场认知灾难。 Cal Newport：所以，我们的大脑根本做不到。如果您频繁查看收件箱，您的大脑就会处于这种认知能力显着降低的持续状态。也很累。这就是为什么在下午 2:00 或 3:00 时，它就像是，“我只是放弃了。我将在当天剩下的时间里做 Slack。”这是因为我们的大脑已经因所有这些上下文的变化而筋疲力尽。

Cal Newport：这也让我们感到焦虑。这种焦虑有不同的应用，因此取决于各种个性特征，这可能或多或少很明显，但它不会让我们感觉良好。有很多数据可以证明这一点。因此，这对我们的认知能力、精力和情绪健康来说都是一场灾难。所有这些事情，如果我们围绕不断来回的背景变化创造一天，所有这些事情都会受到严重的负面影响。 Rob Wiblin：是否有任何研究可以说明我们作为一个物种在全球层面上留下了多少GDP、创新或人类潜力？卡尔纽波特：我认为这是巨大的。所以，我认为一个具有挑衅性的数字是，如果你将工业部门视为一个类比，对，我喜欢引用的一个数字是 Peter Drucker 在 1999 年他生命结束时引用的一个数字。他说，看，如果你看看 20 世纪的工业部门，有 50 倍......