我们仍然没有完成事情

早在 2010 年，Walter Chen 和 Rodrigo Guzman 就有一个奇怪的想法：一个网站，您可以在其中写下当天完成的工作，然后通过电子邮件将摘要发送给您。这将是一种生产力工具，通过巧妙的心理技巧发挥作用，让您每天的胜利给自己留下深刻印象。 “通常你会发现你所做的比你认为的要多，”陈说。 “而这种激励着你——激励着你！”陈是一个心灰意冷的律师；古兹曼，一个机智健谈的黑客。他们在不到一周的时间内构建了该工具并将其作为 IDoneThis 发布。很快，他们开发了一个同名的应用程序，并获得了 6,000 名用户。半年之内，IDone就成了两位创作者的全职工作。但随后这些用户开始要求更多。人们不想仅仅跟踪他们已经完成的工作。他们想帮助计划他们将要做的事情——从工作中的项目到他们个人生活中的大量任务。 Guzman 和 Chen 用一个新功能更新了 IDoneThis：待办事项列表。不久之后，两位创始人注意到他们拥有的用户（匿名）数据中有一些奇怪的东西：人们在完成待办事项时表现不佳。陈和古兹曼可以看到用户完全无法完成的庞大而雄心勃勃的任务列表。 2014 年，IDoneThis 上 41% 的待办事项从未……完成。听起来有点熟？你如此勤奋地输入到你喜欢的应用程序或生产力方法中的任务会持续数天、数周或数月（甚至更长时间——最近一位同事告诉我，他的待办事项应用程序已经取消了 2019 年的任务）。他们毫无节制地瞪了回去，带着恶意的表情，对自己没有被划掉的样子感到失望。另一件可能会感到熟悉的事情：IDoneThis 用户实际上完成的事情，他们做得非常快。一半已完成的待办事项是在写下它们后的一天内完成的。这些不是长期的、复杂的任务。百分之十是在一分钟内完成的。这几乎就像人们写下它们只是为了让他们检查一些东西。可以肯定的是，这是一个很好的心理提升，但它有点违背了待办事项清单的目的。更微妙的是，人们计划完成的任务（即写在清单上）与他们实际完成的任务之间存在很大的脱节。 Chen 和 Guzman 发现，当人们报告他们一天的成就时（IDoneThis 的最初点，你会记得），几乎没有人出现在待办事项列表中。大多数是用户刚刚记住的任务。或者，这可能是他们突然想到的事情，或者是同事通过电子邮件发送给他们的事情。

陈和古兹曼越琢磨，待办事项清单似乎就越无用。他们想过摆脱他们。如果待办事项列表不能帮助人们完成任务，那还有什么意义呢？但他们担心用户会尖叫。如果他们一直在附近闲逛，他们可能会有这种情况——创始人注意到了令人沮丧的高流失率。少数人会与 IDoneThis 融合，但大多数人会随着时间的推移逐渐消失，寻找管理待办事项的最佳方式。 “这涉及很多人，不是业余爱好者，而是想要尝试新事物或对不同系统感兴趣的人，”陈说。人们喜欢写下他们的任务。但这似乎无助于完成它们。陈和古兹曼渐渐有些懊恼。在为 IDoneThis 工作了五年之后，他们将公司卖给了一家私募股权公司。 “我们觉得我们已经用尽了我们知道要做的事情，”古兹曼说。 IDoneThis 没有消失；你今天仍然可以使用它。但它的创建者无法摆脱这样一种感觉，即构建完美的系统来有效管理任务本身就是他们无法完成的任务。大多数常见的办公任务都有完善的软件“解决方案”。如果我让你写一份文档，你可能会使用 Word 或 Google Docs。要进行演示，您需要使用 PowerPoint 或 Keynote 或 Google 幻灯片。待办事项并非如此。没有办法让每个人都这样做。这是一组疯狂的 Pokémon 选项：Trello、Todoist、Gmail 的任务、Microsoft To Do、Remember the Milk、Things、OmniFocus、Any.do、Evernote 的 Tasks 和 Clear，仅举几例。这甚至不包括我们在计算机上使用一个大的记事本文件，甚至是普通的旧纸。 “现在有数百个商业可用的待办事项清单，”我的朋友马克赫斯特说。十五年前，他创建了第一批生产力应用程序之一，Good Todo。如今，它的用户群相对较小，但总的来说，生产力应用程序是大生意；美国人去年下载了 71 亿次。陈和古兹曼试图制作一个的经验结果证明是常见的。个人待办事项应用程序（或有时被称为任务管理软件）的创建者普遍同意他们没有破解难题。这些应用程序中的每一个都试图处理相同类型的基本操作：让人们能够写下任务，例如“获取牛奶”或“完成销售备忘录”，并提供工具来对这些任务进行排序和优先排序。理想情况下，这会提高您的工作效率，也就是在给定的时间内您可以实际完成多少事情。这似乎很容易。

但是当我与使用这些应用程序的人交谈时，我看到了一种奇怪的不确定性。我们中只有极少数人每天都检查一切。一个同样很小的少数人根本无法平衡，蜷缩在一个胎儿球中，等待即将发射。但我们大多数人？我们只是有点……嗯。我们从应用程序跳到应用程序，从来没有完全找到家。 “我会试试那个。我会试试那个。我会试试那个。也许这会变魔术！”正如华盛顿特区 LGBTQ 论文《地铁周刊》的编辑和出版商 Randy Shulman 告诉我的那样。当然，我们正在完成工作！但我们总是感觉有点失控，被工作和家里的待办事项所困扰，我们只是没有解决。问题是，为什么？不仅是为什么制作一个有效的待办事项应用程序如此困难，而且为什么人们经常因寻找完美的组织系统而感到如此心烦意乱。我已经写了很多年关于软件的文章，我可以告诉你，人们经常对他们的应用程序有着惊人的深厚感情。但很少有一类软件与这种绝望的景象联系在一起。 1920 年代，德国心理学家库尔特·勒温 (Kurt Lewin) 在一家餐厅用餐时注意到了一件了不起的事情。正如故事的一个版本一样，Lewin 意识到服务员能够细致地回忆特定的食物订单——直到他们端上食物而顾客离开了。在那之后，他们根本不记得这些细节。 Lewin 的学生，一位名叫 Bluma Zeigarnik 的苏联心理学家，对这种现象着迷。她开始在她的实验室里研究它。在现在经典的一组实验中，她给志愿者安排了一系列任务（组装一个纸板箱，用粘土做一个人物，做一些算术）。然后她会打断他们，检查志愿者实际上记得什么。 Zeigarnik 发现了人类思维的一个怪癖：当一项任务未完成时，我们似乎无法停止思考。我们坚持。心理学家仍在争论原因。可能这是一种不断刷新，以防止任何未决的事物从我们的短期记忆中消失，就像晚上把东西放在前门，这样你就不会忘记第二天早上随身携带。不管是什么原因，今天这被称为 Zeigarnik 效应，研究任务管理的心理学家说，这就是为什么我们中的许多人总是对组织工作和生活的挑战感到疲倦的部分原因。当我们面对所有未完成的事情时——要写的电子邮件、要返回的电话、要联系的人、要检查的朋友、要起草的备忘录、要孩子帮忙——就像是一名服务员同时为一百张桌子服务。如果你发现自己在凌晨 2 点躺在床上，大脑对你没有做的事情大喊大叫，那就是 Zeigarnik 时刻。一个好的待办事项工具应该可以缓解 Zeigarnik 效应。 2011 年，心理学家 E. J. Masicampo 和 Roy Baumeister 表明情况确实如此。他们通过给志愿者一项任务而不让他们完成它来触发志愿者的蔡加尼克效应。它在他们的脑海中挥之不去，并干扰了他们做其他工作的能力。然后，心理学家让受试者写出他们如何完成这项杰出任务的计划，而且，很快，它减轻了影响。明确你将要做的事情——把它从你的脑海中解放出来——似乎可以帮助你停止坚持。事实上，那些经常写下待办事项的人似乎头脑不那么紧张。卡尔顿大学心理学博士生 Shamarukh Chowdhury 发现，创建待办事项清单的人比不这样做的人更不容易拖延。更令人高兴的是，贝勒大学心理学家迈克尔·斯卡林 (Michael Scullin) 的一项研究发现，创建待办事项清单的人平均比没有创建待办事项清单的人睡得快 9 分钟。

待办事项应用程序的创建者都能凭直觉感受到 Zeigarnik 效应的挑战。他们说他们的应用程序的一个关键部分是他们让我们输入任务变得多么顺畅。他们都努力使这成为一个即时过程：在手机上打开应用程序，对 Siri 或 Alexa 大喊大叫，甚至将新的待办事项通过电子邮件发送到您的软件。唉，这往往会使事情变得更糟。当然，如果你制定一个计划，蔡加尼克效应就会减轻：我会做这个，然后做这个，然后做这个，然后我就完成了。最著名的生产力系统之一——大卫艾伦的“把事情做好”——无情地专注于严格的任务计划和编辑。这可能需要几个小时，但是一旦您完成了这项艰巨的工作，您就可以像克莱斯勒生产线机器人一样节拍地一个接一个地完成任务。问题是我们往往没有真正计划。数字应用程序可以轻松地将更多任务添加到堆中，从我们的 Zeigarnicized 头脑中取出任务感觉很好。所以我们疯狂地这样做。 “我们称之为滚雪球，”2007 年创建应用程序 Todoist 的 Amir Salihefendić 说。它目前拥有3000万用户。 “他们一直在推迟事情。然后突然间你有一百个任务需要完成。”数周或数月后，您的 Todoist 应用程序就像一个摇摇欲坠的任务，痛苦不堪。另一个应用程序 Any.do 的创建者 Omer Perchik 将这个问题称为“耻辱清单”。然后我们该怎么办？您可能已经这样做了：我们惊慌失措、放弃并退出。我们“宣布待办破产”。我们在失败中丢掉名单，重新开始。你可以再次责怪蔡加尼克。仅仅制定待办事项清单的行为就减轻了如此多的压力，矛盾的是，它可以减少实际完成工作的压力。 “人们觉得当他们把所有的任务都放在某个地方时，他们已经完成了大部分工作，”Perchik 说。但这是一种错觉。那堆工作还在那里。不止一堆！如果您在难以处理的任务的动荡海洋中感到漂泊，那可能是因为客观上对我们的期望更高。据估计，从 1980 年到 2016 年，拥有大学学位的人的工作时间增加了约 7%。获得了研究生学位？对你来说，它上涨了 9% 以上。除了有偿劳动之外，社会工作也有所增加——哲学家和技术专家伊恩·博戈斯特 (Ian Bogost) 称之为“过度就业”的所有信息、帖子和社交媒体花园。

（我们可以把镜头拉得更大一些，对资本主义有更全面的认识。专注于我们个人踩水的能力——使用应用程序和列表——在责备受害者方面看起来像是一种黯淡的练习，而实际上唯一的解决办法不是更好的应用程序，但不可怕的工作量，债务减免，以及更健康的公民关怀景观。坦率地说，如果你从人们的待办事项列表中删除“管理非常无用且吸血的营利性健康保险”，它会删除一个非常有压力的项目，正如我在加拿大的成长经历迫使我提出建议的那样。但我是在鲸鱼的肚子里写这篇特别的文章，就像它一样。）无论是谁的错，我们都把这些东西当成个人。美国的待办事项行为有一种深深的清教徒倾向。本杰明富兰克林是最早提出待办事项清单的先驱之一，他创建了一份“美德”清单——节制！节俭！节制！——他打算每天练习。这就是康奈尔大学的信息科学家 Gilly Leshed 和计算机科学家兼文化理论家 Phoebe Sengers 在与人们谈论他们的待办事项清单时发现的。 “他们遵守‘我们需要成为这个世界上有生产力的公民’的规范，”莱谢德告诉我。做得更多就是做得很好。在美国人的想象中，待办事项清单是一种奇怪的道德类型的软件。没有人打开 Google Docs 或 PowerPoint 时会认为“这会让我成为更好的人”。但是对于待办事项应用程序，这种雄心是最重要的。 “每个人都认为，有了这个系统，我会成为最好的父母、最好的孩子、最好的员工、最有条理、最守时的朋友，”图书销售跟踪的产品经理莫妮克·蒙吉恩说公司 BookNet 和一个自我承认的连续组织应用程序的奉献者。 “当你开始用某样东西来组织你的生活时，那是因为你希望以某种方式改善它。你正试图解决一些事情。”使用待办事项应用程序，我们正在努力打造更出色的自己。当我们失败时，情绪会变得如此黑暗，这也许不足为奇。程序员经常将软件描述为“固执己见”。以帮助我们尝试做事为幌子，生产力软件建议我们以特定的方式做事。待办事项应用程序提供关于我们应该如何组织我们的生活的意见，当你考虑它时，这是一种对一段代码持有的强烈意见，对吧？这就是为什么我们对任何给定的任务管理工具都有如此强烈的感觉的部分原因。我们要么喜欢它，要么苦涩地蔑视它。杰西·帕特尔 (Jesse Patel) 创建了 Workflowy 应用程序，因为他患有多动症，并且想要一个能够按照他的想法工作的工具。在 2000 年代后期，他担任业务发展主管，负责“五个不同的大局机会领域，每个领域都有 30 个不同的子项目。简直是太压倒了。”他注意到每个工作任务往往会产生大量的子任务。但他发现，大多数软件都不能很好地实现俄罗斯套娃的质量。他想要一个“分形”工具，其中每个待办事项都可以包含更多的小待办事项。

因此，他自学了编程并创建了 Workflowy 来发挥作用：当您打开一个新项目时，您编写的项目可以产生无穷无尽的子项目，所有这些项目都可以拖动和重新组织。如果事情看起来太混乱，您可以折叠所有内容，以便只看到您的顶级任务。 “这是你思想的宇宙，”帕特尔说。这是一个很大的世界——250,000 名活跃用户，就像建筑工地经理告诉帕特尔他为每个房间制作物品，并为房间需要的任何东西制作子物品。 （“那个房间有四个缺失的螺栓。”）我从喜欢 Workflowy 的人那里听说；我也听到有人认为整个分形事情是死胡同。 Salihefendić 的应用程序 Todoist 曾经允许子任务的层级，但他在注意到只有一小部分人使用它们后放弃了它们，而且他们大多只是闲逛，组织他们的子任务而不是实际工作。选择几乎任何关于“组织的最佳方式”的假设，应用程序设计师都会有截然相反的观点。应用 Things 让你为每项任务设定截止日期；赫斯特，Good Todo 的创始人，嘶嘶地谴责截止日期是一种生产力自我伤害的形式，它变成了一屏闪烁的红色逾期警报。所以软件是固执己见的，它的制造者也是如此。但他们也出奇地谦虚。与我交谈过的大多数应用程序构建者都承认，对于许多尝试使用他们的工具的人来说，这无济于事。也许他们的应用程序与客户的思维方式不匹配。也许客户是一团糟。也许他们的工作量不合理。无论哪种方式，应用程序创建者都出人意料地愿意承认失败。为 OmniFocus 提供客户支持的 April Ramm 有时会向潜在客户推荐竞争对手的应用程序。这种立场……在软件世界中有点不寻常，是吗？人们很少听到创始人坦率地承认他们的工具可能无法实现其对许多用户的既定目标，更不用说它可能也不是特别适合您。多年来，我有一个非常基本的待办事项系统。使用一张纸，或者我电脑上的一份文件，我会列出我的主要工作领域（“有线专栏”、“家庭”等）。然后我会在每个标题下写出我的所有任务。 （在“连线专栏”下：“就研究问题打电话给科学家。”）最后，我会制定一个计划。我会给我所有的子任务编号。通常我会从一个项目跳到另一个项目：我的第一项任务是“家庭”下的第四项，然后第二项是“有线专栏”下的第七项，依此类推。最后，在我的计划制定之后，我可以完成我的清单。或者至少我会尝试。有时我的系统会工作数天或数周，但最终它会膨胀成一份耻辱名单，我会内疚地宣布破产。

我经常怀疑问题在于我的系统在视觉上令人困惑。我必须扫描页面才能弄清楚我的下一个项目是什么。如果相反，我可以单击一个按钮，我的待办事项会按数字顺序排列，这不是很好吗？所以我决定自己制作这个应用程序。我是一名业余程序员，我认为这个规范足够简单，即使我朦胧的编码技能也可以实现它。一年前的一个晚上，我坐下来制作了一个原型。第二天，我开始使用它，令我高兴的是，它的效果和我希望的一样。我现在有一个编号列表，我可以快速排序和取消排序。几个月来我每天都使用它。项目来来去去；我记录了故事并处理了大量的家务。拥有一个专为我的思维方式而设计的工具，这感觉很棒。问题是，它并没有提高我的生产力。它当然没有增加我完成的有偿工作的数量。在同样的时间里，我仍然在写同样多的故事，做同样的生活琐事。我仍然发现自己被堆积如山，并陷入了待办事项破产的境地。当然，我可以更好地想象我的任务。但这并没有影响我的效率。事实上，有一天在处理你现在正在阅读的故事时，我发现自己正盯着我的应用程序中的一个可怕的耻辱名单。我宣布破产，然后我颤抖着拿出一张纸，重新排列优先顺序，写下我实际上可以完成的一小部分事情。我仍然间歇性地使用我的应用程序。但是构建它让我意识到一个关于待办事项软件的严峻事实，那就是即使是最定制的、个性化的版本也无法让我放松。在与用户和编码人员进行了数十次采访，与他们谈论我的失败以及他们的失败之后，我开始意识到我们问题的很大一部分比界面或列表制作更深层次。这是时间本身的性质，以及我们与它的关系。如果你要求人们在本周完成大量的工作，他们会去，不可能。做不到。但是，如果你告诉他们，他们需要在一年后的一周内完成同样的疯狂活动？他们会想，好吧，当然，我可以做到。

关于未来的某些事情会打败我们的想象力。卡尔顿大学研究拖延症的心理学家蒂姆·皮奇尔 (Tim Pychyl) 说：“现在的自我压倒了未来的自我。”他说，我们将未来的自己视为陌生人，我们可以在他的腿上倾倒大量工作。在一些奇怪的层面上，我们不明白这会是我们做的。 Pychyl 的一个学生最近尝试了一个聪明的实验技巧，让人们减少拖延。学生拿本科生......