永久翻转工作场所的搭便车指南

第二波新冠肺炎感染破灭了一切重回正轨的幻想。公司政策的永久性、根本性转变每天都变得更加主流。无论你称它为无限期WFH、混合办公室、远程优先、默认数字，还是翻转的工作场所，毫无疑问，工作的未来就在这里。在硅谷，我们一直在寻找能够推动这些转变的技术，但单靠技术并不能解决问题。首先确定您的业务目标、需求和约束，然后构建实现这些目标的框架，这一点至关重要。只有这样，您才能选择和实现正确的工具来增强您的流程。

因此，我最近与创始人、首席执行官和人力资源负责人的谈话集中在如何坐下来，真正为一个永久翻转的工作场所制定这些新规则，在这个工作场所，员工只会进入办公室完成高度关键、创造性和协作性的任务，而所有其他工作都是独立完成的。最大的挑战是创建一本手册，既能满足对清晰的普遍需求，又能在面对不断变化的环境时保持敏捷性。虽然没有什么神奇的公式，但这里是我见过的最成功的计划遵循的结构，以及一些额外的工具和模板，它们将帮助减轻完全重新定义您的工作方式(#NBD)的负担。

工作流被定义为时间和空间的物理分配，以及相应的生产过程。这是最迫切的需要，计划的这一部分提供了员工需要的最相关的答案，让他们感觉自己的生活再次得到了一定程度的控制。请注意，这一部分可以(也应该)随团队的不同而不同，因为流程和需求因功能而异。

利用您的HRIS或薪资系统来映射谁在哪里做什么。这听起来可能有些简单化，但许多领导者并没有真正全面、实时地了解他们的团队。考虑使用像Charthop这样的工具来直观地描绘您的组织结构，以及自大流行以来它可能发生了怎样的变化。

永久升级所有员工在家中的工作环境，使其质量与其办公室内工作站相同。这可能以津贴、一次性付款或办公室财产再分配的形式出现，具体取决于工作职能。

建立并传达关于何时可以和不可以使用办公室的明确指导方针，以及相应的安全程序。为每个团队建立一个有规律的时间表，以便在必要时进入该空间，并为安全恢复后办公室内外工作的理想比例制定指导方针(我已经看到每周2-3天的办公室工作很好，对于非常早期的团队来说，4-5天更好)。特使或代理等服务可以帮助监控物理访问，并允许您根据需要调整日程安排。

征求有关未来工作需求的反馈意见。员工希望多久使用一次实体办公室？如果限制条件改变，他们会考虑搬迁吗？以下是一个示例调查，以供参考，它将提供对员工需求、约束和相应能力的迫切需要的洞察力。

让经理们参与为他们各自的团队构建正确的工作流程。投资于全公司范围的项目管理解决方案，如Asana、星期一或Atlassian套件。虽然这些可以在团队级别购买，但是跨部门工作流程的清晰度解决了一些“那个人整天都在做什么？”因为不能亲眼看到对方而产生的问题。

其他资源：Signalfire的伊莱恩·泽尔比(Elaine Zelby)为远程工作工具构建了一幅伟大的地图，而LightSpeed的Merci Grace专注于协作和生产力，Stride.VC的Pietro Invernizzi通过投资者的视角展望未来的工作。

文化是指导工作流程的框架。它被定义为一组制度化的优先事项，可促进高管、团队和个人层面的高效决策。与第1部分不同，文化参与是没有商量余地的，应该在所有团队中保持100%一致。

做任何必要的事情，使你的优先事项、价值观和目标达到行政级别的清晰度。教练或辅导员可能是一项值得投资的投资，可以为您和您的领导明确定义这一点。

作为这一过程的一部分，真实地确定并传达你的使命和目的。事实证明，使命驱动型组织通过赢得客户和员工的忠诚度和支持而表现出色。

采访团队领导人和经理，了解是什么让他们在理论和实践上成为一个团队。Qualtrics、Culture Amp、Lattice、Reflektive、Ballon、TinyPulse、SurveyMonkey等大量的PULSE调查和员工参与度平台可以提供帮助，但有时Typeform或Google Form也同样有效。

问题可能包括：哪些面对面互动的价值最高？它们发生的频率是多少？您多久与直接下属、同事和跨职能团队沟通一次？你目前是如何沟通工作产品的反馈的？多久一次？

制定明确的指导方针，说明应该在哪里进行沟通(会议、电子邮件、Asana、Slake、短信、电话)，以及每种媒体的预期响应时间。让每个层面的每个人都对遵守这些指导方针负责。我强烈建议在所有Zoom通话期间实行统一的视频开机政策。

像Trave这样的工具可以帮助衡量和支持经理和直接下属之间的一致沟通。数据显示，定期1x1签到，以及以书面形式征求意见和提供反馈，对绩效和满意度有很大影响。

想办法通过活动、签到、整个团队的庆祝活动、欢乐时光、午餐和学习，以及你可以使用的任何工具来复制你的面对面文化。Sack、Zoom、Tandem、Donut、IceBreaker和Rally都是重现过去发生的事情的好方法。鼓励员工主动负责、建言献策、自我组织。

问责制和绩效管理至关重要。软件可以帮助在个人和团队层面构建清晰的目标设置和KPI跟踪。考虑采用由Betterworks或Ally.io等工具推动的OKR实践，以及Lingo Live、Hone或BetterUp等教练资源，以确保经理们学会如何正确沟通。

额外资源：有关公司文化的资源并不缺乏，但部落领导力是我的最爱。如果你需要一个如何有效沟通的起点，这里有一个翻转工作场所计划的模板，可能是一个很好的起点。

不同的行为需要不同的激励。调整薪酬策略是奖励和强化新的工作流程和文化的有效手段。这项计划将需要更长的时间来实施，但它对于长期的成功至关重要。

我得到的最常见的问题是，是否将基本工资与生活成本挂钩，这将要求选择离开主要大都市的员工进行工资调整。在我看来，最好的公司有全国性的薪酬等级，奖励员工的标准是生产率，而不是出场率。

如果员工选择搬迁，但需要定期到场(每月1周或全年数周)，则根据您的预算，合理的做法是让他们支付自己的差旅费用。

对多样性、平等和包容性的重新强调，导致许多人力资源主管对薪酬公平性进行了全面审计。像Carta、Synd.io或Payscale这样的工具可以帮助分析你是如何对员工和同事进行补偿的。

由于税收、福利法规和其他因素可能因地点不同而不同，因此请确保您的基础包括员工搬到新州的法律和合规要求。您的HRIS、薪资提供商或法律管理员应该能够为您回答这些问题，并且有各种新工具，如Deel、Remote、Papaya Global、Pilot或Terminal，可提供全方位服务解决方案，用于支付不同的承包商。

办公室津贴和通勤者福利可以转换为更相关的解决方案，例如像Cleo这样的额外托儿福利，像Spring Health、Headway、Lyra或Headspace这样的精神医疗保健，像Wellthy这样的老年人护理协调服务，以及Brightside、Northstar、Harness Wealth或Holberg Financial等金融健康工具。或者，像Compt.io或Fringe.co这样的市场解决方案允许员工选择自己的福利。

从长远来看，许多公司都在探索向更多基于项目的薪酬转变，以提高内部流动性、有机提高技能和部门间协作。Structural、Rimeto(最近被Slake收购)等内部网络工具可帮助绘制和连接团队成员，Gloat、Paddle和Flux等内部移动平台可帮助最大限度地发挥现有员工的多样化技能。

其他资源：牛仔风险投资公司(Cowboy Ventures)的乔梅拉·赫雷拉(Jomayra Herrera)在这里发表了一篇关于赋权经济的精彩文章，LightSpeed的梅赛德斯·本特(Mercedes Bent)强调了教育是一种好处-我们看到的这两种趋势都出现在各种规模的公司身上。

一旦你建立并传达了你的计划，与你的团队设定需要全员参与的期望。以身作则，每个人都会看着你塑造自己的行为。

建立并沟通清晰的流程，以便定期评估计划的运行情况，采纳改进建议，并根据任何新信息进行迭代。

在与团队成员的沟通中要真实，倾听他们要说的话，但也要有权威地领导。在一个唯一确定就是不确定的世界里，有时候有答案比有答案要好，或者至少让人们知道你正在努力解决这个问题。

投资于一个值得信赖的同龄人社区-他们是情感验证、创造性解决方案的宝贵资源，在您需要时还可以提供额外的资源。一定要明智地选择你的关系网，因为你的日常联系对你的前景有微妙但超乎寻常的影响。

额外资源：我们的许多合作伙伴已经建立了令人惊叹的创始人和领导者社区，他们一直在讨论如何适应当前的环境。查看HR Transform，Sequoia‘s Return to Work Center，SHRM，EHIR，PeopleTech Partners，以及我们在sempervirens的投资组合和人力资源咨询社区，了解入门的方法。

我们的工作场所再也不会回到冠状病毒之前的样子了。我们正在跨过一个翻转的未来，无论你喜欢与否。与其迷失在怀旧中，让我们关注这样一个事实，即我们正在经历一生只有一次的机会，以一种真正适合我们的方式重塑工作场所。技术不是灵丹妙药，但它是解决方案的重要组成部分。我期待着确定模式和相应的工具，并找到合作方式来加速他们的发展势头！

感谢我的同事Colin Tobias和Kalee Gardella帮助我们完成了这本指南！