电子邮件管理的残酷规则

电子邮件是现代职场的祸根。这里有四条规则可以帮助控制局面。

电子邮件是现代工人的诅咒。一些基本的数学知识揭示了问题有多大。居住在办公室的专业人士平均每天会收到100条信息。每封电子邮件只有2分钟，那么一天加起来就是3小时20分钟。如果一个工作日的平均午餐时间是9到5个小时，那么电子邮件就消耗了将近半天的时间。

但实际上，这是一个非常保守的估计，因为这3小时20分钟还不包括在两次查看电子邮件之间重新开始工作所需的浪费时间。事实上，发表在“国际信息管理杂志”上的一项研究发现，上班族在查看电子邮件后平均需要64秒来调整自己的方向，然后重新开始工作。考虑到我们每天检查设备数百次，这些时间可以加起来。

为了避免你认为电子邮件时间花得值，研究人员在“哈佛商业评论”上撰文得出的结论是，数量惊人的工作场所电子邮件完全是浪费。当谈到经理们花在电子邮件上的时间时，他们估计“25%的时间花在阅读不应该发送给特定经理的电子邮件上，25%的时间花在回复经理本不应该回复的电子邮件上。”换句话说，我们花在电子邮件上的时间大约有一半的效率相当于计算天花板上的裂缝。

为什么电子邮件是一个如此持久的问题？答案可以在理解我们的心理中找到。电子邮件可能是所有养成习惯的产品之母。首先，它提供了可变的奖励。正如心理学家B.F.斯金纳(B.F.Skinner)著名的发现，鸽子在不同的增援时间表上获得奖励时，会更频繁地啄食杠杆。同样，电子邮件的不确定性也让我们不停地检查。它提供好消息，坏消息，令人兴奋的信息，以及轻浮的信息，来自我们最亲密的亲人和匿名陌生人的信息。所有这些不确定性提供了强大的吸引力，让我们看看下一次检查收件箱时可能会发现什么。结果，我们不停地点击或拉来刷新，没完没了地努力平息期待带来的不适。

其次，我们有一种强烈的互惠倾向--以同样的方式回应他人的行为。当有人说“你好”或伸出手与我们握手时，我们会有回报的冲动--不这样做会违反强烈的社会规范，感觉很冷。虽然互惠的优雅在面对面效果很好，但它可能会在网上引发一系列问题。

最后，也许也是最重要的一点，电子邮件是我们别无选择，只能使用的工具。对于我们大多数人来说，我们的工作依赖于它，它与我们的日常工作和个人生活息息相关，放弃它将威胁到我们的生计。在我的许多关于生产力和时间管理的文章中，电子邮件是一个核心问题。

然而，就像生活中的许多事情比我们想象的要花费更多的时间和注意力一样，我们可以控制电子邮件。我们可以在日常工作中使用一些技术来消除电子邮件的不良吸引力。让我们重点介绍几种以最少的努力提供最佳结果的技术。

我们花在电子邮件上的时间可以归结为一个方程式。每天花在电子邮件上的总时间(T)是接收的消息数(N)乘以每条消息花费的平均时间(T)的函数，因此T=n×t。我喜欢记住“TNT”来提醒我电子邮件可以如何毁掉精心计划的一天。

为了减少我们每天花在电子邮件上的总时间，我们需要同时解决n和t变量。让我们首先探索减少n(接收的消息总数)的方法。

这似乎很明显，但我们大多数人并没有按照这个基本事实行事。我们对回报的需求如此强烈，以至于我们在收到信息后立即回复-无论是晚上、周末还是节假日，似乎都无关紧要。

我们收发的大多数电子邮件都不是紧急的。然而，我们的大脑对可变奖励的弱点让我们对待每一条信息，无论形式如何，似乎都是对时间敏感的。这种倾向使我们经常检查，回复，并立即提出任何要求。这些都是错误的。

就我的情况而言，我每天都会收到几十封电子邮件，要求讨论与我的书籍或文章相关的事情。我喜欢与我的读者交谈，但如果我回复每封电子邮件，我就没有时间做其他事情了。相反，为了减少收发电子邮件的数量，我安排了“办公时间”。读者可以在我的网站上预订15分钟的时间。

下次你通过电子邮件收到非紧急问题时，试着这样回答：“我周二和周四下午4点到5点有时间。如果届时这仍是一个问题，请顺便过来，让我们进一步讨论这个问题。“。你甚至可以设置一个像我这样的在线日程安排工具，让人们预订一个空位。

当你给他们一点时间喘息时，你会惊讶有多少事情变得无关紧要。

通过让对方等待，你已经给了他们机会为自己找出答案-或者，就像通常的情况一样，有时间让问题在其他优先事项的重压下消失。

但是，如果发送者仍然需要讨论问题，而不能自己解决问题，该怎么办呢？那就更好了！困难的问题最好当面处理，而不是通过电子邮件，因为电子邮件有更大的误解风险。底线是，让人们在正常办公时间讨论复杂的问题会带来更好的沟通和更少的电子邮件。

遵循这样一条格言，收到更少的电子邮件的关键是发送更少的电子邮件，那么我们如何通过在写完电子邮件后发送电子邮件来放慢电子邮件乒乓球比赛的速度是值得考虑的。毕竟，是谁规定了每封电子邮件都需要在你写完之后立即发送的呢？

谢天谢地，技术可以提供帮助。电子邮件程序(如Microsoft Office)和工具(如MixMax for Gmail)允许我们延迟消息的传递，而不是猛烈回复并立即发送。每当我回复电子邮件时，我都会问自己，“这个人最晚什么时候需要看到这封回复？”

通过在发送前只单击一个额外的按钮，电子邮件就会离开我的收件箱和我的盘子，但在我选择的预定时间之前无法发送给收件人。因此，每天发送的电子邮件越少，每天返回的电子邮件就越少。

延迟送货不仅让事情有时间通过其他方式解决，而且也减少了我在不想要的时候收到电子邮件的可能性。例如，虽然你可能喜欢在周五下午清理收件箱，但将送货时间推迟到周一可以防止你的同事感到压力，并有助于保护你的周末免受破坏放松的回复。

最后，还有一种更有效的减少入站电子邮件的方法。每天，我们都会被没完没了的垃圾邮件、营销电子邮件和时事通讯盯上。有些是有帮助的，但大多数是没有帮助的。

我们如何阻止我们再也不想收到的电子邮件？如果电子邮件是您过去注册的时事通讯，但发现不再有用，那么您可以做的最好的事情就是点击电子邮件底部的取消订阅按钮。作为撰写这样一份时事通讯的人，我可以告诉你，如果你不再感兴趣，我们时事通讯作者希望你取消订阅。我们按列表上的每个电子邮件地址向电子邮件服务提供商支付费用，因此我们倾向于只发送给那些认为它们有用的人。

然而，一些垃圾邮件营销者很难找到取消订阅按钮，甚至可能在您取消订阅后仍顽固地继续向您发送电子邮件。对于这种情况，我建议将它们送入当时的“黑洞”。我使用的是SaneBox，这是一个在我使用电子邮件时在后台运行的简单程序。每当我遇到一封我绝对不想再收到的电子邮件时，我就会点击一个按钮，将发件人的电子邮件发送到我的SaneBlackHole文件夹。

一旦到了那里，SaneBox的软件就能确保我再也不会收到那个发件人的消息。

当然，管理不想要的电子邮件需要时间，但通过降低不想要的邮件悄悄进入收件箱的可能性，你会看到这个数字减少到涓涓细流而不是洪流。

现在我们已经介绍了减少接收电子邮件数量的方法(方程式中的n)，让我们转到第二个变量-t，我们花在写电子邮件上的时间。

越来越多的证据表明，与全天查看邮件相比，分批处理电子邮件的效率要高得多，压力也小得多。

这是因为我们的大脑需要时间在不同的任务之间切换，所以最好集中精力一次回复所有的电子邮件。我知道你在想什么--你不能整天等着查电子邮件。我明白。我也需要检查我的收件箱，以确保没有什么真正紧急的事情。

检查电子邮件并不是问题所在，而是习惯性的复查给我们带来了麻烦。

看看这听起来是不是很熟悉：一个图标告诉你有一封电子邮件，所以你可以点击并滚动你的收件箱。在那里，您可以一条接一条地阅读消息，看看是否有任何需要立即回复的消息，而不需要立即回复的消息留到下一次。当天晚些时候，你打开收件箱，完全忘记了之前读到的邮件内容，然后重新打开它们。但是你没有时间全部回复。那天晚上晚些时候，你又看了一遍电子邮件。如果你和我以前一样，你可能会尴尬地重新打开一些消息。多浪费呀!。

我们倾向于认为电子邮件最重要的是它的内容，但这并不完全正确。从时间管理的角度来看，电子邮件最重要的方面是它有多迫切需要回复。因为我们忘记了发件人何时需要回复，所以我们浪费时间重读邮件。

这种狂热的解决方案很简单：每封电子邮件只需触摸两次。第一次打开电子邮件时，在关闭之前，请回答以下问题：此电子邮件何时需要回复？将每封电子邮件标记为“今天”或“本周”会将最重要的信息附加到每封新邮件中，为我们第二次(也是最后一次)打开它做好准备。当然，对于超紧急的、马上给我发电子邮件的信息，去回复吧。根本不需要回复的邮件应该立即删除或存档。

请注意，我并不是告诉您按主题或类别对电子邮件进行标记，而是仅在邮件需要回复时才对其进行标记。用这种方式给电子邮件打上标签可以让你从分心中解脱出来，因为你知道你会在你的时间表中专门为这个目的分配的时间内回复邮件。

就我而言，早上喝咖啡之前，我会快速浏览一下我的收件箱。标记每封新邮件需要回复的时间不超过10分钟。知道没有什么东西会从裂缝中掉下来，这让我感到安心。我可以不去管那些信息，在回复之前，我会专注于工作。

我的日程表包括专门用来回复标有“今天”标签的电子邮件的时间。回复紧急信息要比费力地翻阅我所有的电子邮件，以便在一天结束前找出哪些邮件需要回复要快得多。此外，我每周预留三个小时的时间框来仔细阅读我标注为“本周”的不那么紧急的信息。最后，在我的周末，我会检查我的日程表，以评估我的日程表上的电子邮件时间是否足够，并调整我下一周的时间表。

为什么不在第一次打开邮件时快速键入回复呢？花两分钟在手机上回复一封电子邮件听起来不是什么大不了的事，直到你意识到，我们每天收到数百条消息，这两分钟可以很快加起来。很快，两分钟就变成了10分钟、15分钟或60分钟，你浪费了一天的时间疯狂地回复，而不是专注于你真正想要实现的目标。

杀死信息怪物需要大量武器来削减这种持续的分心来源，但通过试验这些经过验证的技术，我们可以控制让我们偏离正轨的触发因素。

把问题分解一下。花在电子邮件上的时间(T)是接收的消息数(N)乘以每条消息花费的平均时间(T)的函数：t=n×t。

减少接收的消息数量。安排办公时间，延迟邮件发送时间，减少邮件到达收件箱的时间浪费。

在每条消息上花费更少的时间。在每封邮件需要回复时为电子邮件添加标签。在日历上的预定时间回复电子邮件。