我在两年的搬家政府在线形成了什么（2018年）

两年前，我开始在波士顿市，简单但具有灵通广泛的授权：摆脱纸张形式和PDF。新生的数字团队推出了波士顿的β.Gov，正在学习，迭代和重写内容，以从旧的CityofBoston.gov转移到新的波士顿.Gov。

一个*很多内容被锁定在PDF中。多年来，这是大多数信息发布在旧网站上的方式。主要是内容的文件分解并重写，但首席数字人员的Lauren Lockwood知道表格更加强硬。这就是为什么他们带来一个致力于在线移动这些形式的人。她昵称我是“PDF杀手”，我有点讨厌，但可能会喜欢6个月。我刚离开这个城市，所以看起来似乎是审查我所做的事情以及我是如何做到的。

在两年的过程中，我们确定了425个表格并在网上移动了122个。使用保守估计，将这些形式在网上保存的波士顿居民只在10,000小时内。他们还使政府服务更容易获得。

当我开始在波士顿市政厅时，我从未在政府中工作过。我的背景是营销，政治运动和媒体。在此之前，我在波士顿全球工作（我有其他帖子）。我知道有很多关于让人们点击事物并让他们通过网站移动。如果不是一个非常长的登陆页面，那是什么数字形式？在我的采访中，我谈到了使用我过去常常增加转化的相同策略可能有助于形式。事实证明，我开发的软技能试图在全球推动数字变化（更不用说敲门的政治运动）也会派上用场。

我从一家开发人员提供的旧城区博斯顿，旧城区的所有PDF文件扣押。它很多，在电子表格中包含6263行。当我第一次得到那封电子邮件时，我想知道我所做的。

我放入我的耳塞，射击了一个播客，并通过列表逐行开始排队。大约需要2个月。我会打开PDF，看看它是一种形式，并记录它。我还审查了各个城市部门的合同和文件，并采访了各个城市部门的员工，以询问是否有其他形式。

其余的团队，因为他们遇到了部门并通过了网站的部分，发给了我所收集的表格的链接和描述。在第一年之后，我已经确定了344个表格。 344是很多，但有一个设定的目标让它感到可以更具成就。 “344”和“我们不知道多少但很多”之间的差异很重要。但是，我知道这并不完美。在政府（或任何大型IT项目）中经常我们要求在我们对技术做出任何决定之前完全映射。如果我等到我有一个完全全面的清单，我实际上从来没有取得进展。经过两个月的时间，我认为我已经发现足够安全的关于我们所需要的技术的安全假设。我的猜测结果是对的。在剩下的时间在城市，我发现以前没有发现的形式，经常和波士顿不断创造实际的新形式。一年后，我们抵达上面提到的425号码（该团队在字面上添加了我忘记了上周文件的文件）。

要保留自己组织，我创建了一个Github存储库，并将每个表单记录为问题。这有点奇怪，但GitHub问题最终是完美的。问题让我包括有关每个表单，附加文件和链接的大量信息，并通过部门，复杂性和技术要求使用标签组合组。 GitHub问题还可以整齐地插入许多Kanban工具。我已经使用了Waffle.io，Zenhub和最近的GitHub项目。当我离开这个城市时，在GitHub中的表格也有用，因为接管这项努力的人只能检查仓库。

一旦我开始跟踪表格，我也开始弄清楚我将要用的东西在线带来。经常，政府（或任何大型组织）觉得在做出决定之前需要完全映射一切。我知道学习我们真正需要的功能的唯一方法就是在线开始移动表格，看看发生了什么。我们会在我们去的时候学习。

经过一系列研究，我做了一些假设，并通过了一个Web表单工具的出价过程。我们征集了三次出价并获得了一个合作伙伴，作为飞行员计划的一部分（我所看到的其他工具并喜欢创建在线表格包括Citygro.ws和Screendoor）。我们还在Boston.gov内容管理系统中构建了一个页面类型，使我们能够嵌入表格，因此它看起来像站点的本地部分。一致而美丽的用户体验是波士顿数字球队的目标之一。

飞行员的目标与Systydocs有快速和学习。 （Systydocs对此很好）。我并没有试图修复每个部门的过程。我一直关注我们团队的核心目标：消除纸质形式和PDF，让人们在线提交信息。在某种程度上，我面前的大量形式使得这更容易。如果我遇到了一种具有复杂的技术要求或背后复杂的工作流的表格，我可以表格并转到另一个。

另一个关键的技术是G套房。我们所有的提交文件都通过Google Drive处理。如果我们没有那个（或者如果没有禁止开箱即用的Gsuite集成），我不确定我能够实现我所做的进展。

有三个主要的技术事物，我希望我开始迟早思考。

工作流 - 我解释了为什么我避免了过程变化，但任何需要多个批准步骤的表单（客户提交，吉姆签名，然后简签署）我跳过。

付款 - 大量表格（约86）需要某种形式的付款。即使是5美元的申请费用也增加了全新的技术层。在六个月的绕行尝试与城市当前信用卡处理软件建立一体化之后，我意识到我们需要更现代化的工具。在我们有一个之前，我们提交了需要付款的表格。

Web应用程序 - 某种形式根本并不是真正的形式。只有在线移动，他们的个人形式或集群将不会真正帮助。对于这些，我们需要构建或购买提供更好解决方案的Web应用程序。

一个例子是订购死亡证书副本的表单。传统上，您将提交要求证书的表格。如果这个城市有它，他们会把它寄给你。如果他们没有，他们会撕毁你的支票并寄给你一封信，说他们没有。复制在线对用户和城市来说是可怕的。我们正在开发的应用程序将让用户搜索数据库和*然后*当他们找到他们正在寻找的证书时订购死亡证明。我们不得不翻转过程以使其工作。

让城市工人接受在线提交而不是传统纸张是这项工作的大部分。平均而言，我花了大约30分钟的时间来制作数字形式和五个星期，才能与使用它的员工获得的信任，从而获得买入。即使他们很兴奋，那么Nitty GriTy的细节也占据了很多来回。

平均而言，我花了大约30分钟的时间来制作数字形式和五个星期，才能与使用它的员工获得的信任，从而获得买入。

我通过尽量减少变化并给予他们清晰的选择来找到成功。当我遇到部门时，我会给他们提供三种接收提交的选项：

有些部门对提交的疯狂业务流程进行了种类。如果我试图改变那些，我会在一个单一的部门度过一整年。通过重点关注优先级，在线移动表格并使客户更容易，我可以做出一致的进展，而不是一直被阻止。有些部门搬到了更加数字的过程;有些字面上打印出提交的PDF，并将它们放在木制部门收件箱中。无论哪种方式，客户都可以在线提交，系统节省时间。

虽然我避免了一堆流程变化，但有一些外来的一条外来的，我认为对于在网上努力移动政府形式的人来说是有用的：

在线搬迁形式有巨大的需求 - 我已经预期拖着部门在线踢和尖叫。相反，大多数部门都渴望在线移动事情并激动到与技术知识，授权和工具的合作伙伴。

关于形式结构和问题的灵活性 - 我最初认为对看起来与当前纸张形式完全相同的提交的需求很大。这件事并非如此。除了一两个案例之外，我不仅能够在线移动表格，还建议改变表格较短，更清晰，更可靠。

对未来的变化感到兴奋 - 早期我开始注意到一种模式。在线搬到网上搬家后几周，有些部门将返回返回并要求工具来帮助他们管理数字提交，“这一直非常令人惊叹。如果我能批准它，那将是伟大的，然后将它发送给史蒂夫，以他的签名“。我觉得有很多关于萨拉米萨切片的短语。如果我试图改变这些部门立即工作方式的一切，他们将抵制每一步。在线移动他们的工作流程让他们渴望完全数字化。

我们在去年取得了很大的进步，但还有很长的路要走。大多数城市形式仍然是纸张。有三个特定的下一步，需要回答的两个大问题，这将有助于我们和其他城市，继续努力将政府服务进行数字化。

谁应该做所有这个过程的变化？ - 我一直在这样做，因为，好吧，这是我在线上表格的工作。我见过那样的模式，就像我与其他城市交谈一样。技术团队正在推动内部流程变革，因为很多内部变化都涉及技术。那种作品，但它也创造了一个奇怪的动态，因为技术团队没有培训，也没有明确的授权来与其他人的工作混淆。这会被那个培训和授权的特定团队更好吗？这可能是服务设计团队。或者像丹佛那样的东西。或者可能需要将其集成到技术团队中。

无论如何，甚至是一种形式？ - 在政府中经常，我们仍然在线移动了物质遗物。我是那个人的形式。这与许可和允许的团队不同。它与申请计划不同。但真的，这是所有信息来回移动。我们是否需要重新思考我们称之为某些事情？法律如何影响这个？如果某些东西被称为与许可证称为何种形式，客户期望如何变化如何？

虽然我们认为这一点，这里有一些可操作的下一个步骤波士顿目前正在服用：

灵活的信用卡处理 - 正如我所提到的，86个表格需要某种形式的付款。要移动这些在线需要一种简单的方法来设置新的交易。我已经在去年了解到信用卡处理秘密是任何在线企业的最难部分。传统信用卡处理器具有很多内置的优势，但没有灵活性大多数政府需要添加服务。

新的表单软件 - 我们有很多用户和许多流过SefereDocs的提交。他们是一个很棒的工具，但我们的合同是以这样的方式构建的，使得持续扩张艰难。我们正在开发一个新的RFP，由我们的试点与SyressDocs通报，这将让我们带来一个更大的企业范围的工具（这可能是SeferearyDocs！他们很棒!!我们只需要看看出价过程中发生的事情） 。这也将让我们提供数字工作流程工具许多部门要求。

认真对建筑Web应用程序 - Building Boston.gov很难，但很多更复杂的部分被提交给后来处理。现在该网站已启动，数字团队正在投资构建Web应用程序。这涉及新的人才和新的码比。数字团队有一段时间的应用程序开发人员，并聘请了一个专门用于在应用程序上工作的产品经理（Yay！）。

在波士顿市的两年内，我在网上搬家了122份，刚刚在10000小时内的居民。我使用GitHub问题来跟踪表单（文档很重要）和SystureDocs在线移动它们。部门比我想在线移动表格更令人振奋，避免过多的过程变化是通过这么多的关键。波士顿的后续步骤涉及较大的合同，为表格工具和更好的处理信用卡的方法。还有一些关于谁应该推动内部流程变革以及真正的形式的一些元问题。